Perencanaan Laporan Bisnis
I.
Pengertian dan jenis laporan bisnis
Menurut
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective
Business Communications", laporan bisnis (business reports) dapat
didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang
atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam
bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis
sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah. Menurut jenis atau penampilannya, suatu
laporan dibedakan atas dasar formalitas dan panjang laporan. Berdasarkan
penggolongan ini, laporan dapat berbentuk informal (laporan singkat/short
reports) yang meliputi laporan memorandum, laporan surat dan laporan cetak atau
formal (laporan panjang/long reports).
-
Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan
kepada, dari, subjek, dan tanggal.
-
Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang
di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
-
Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi,
dan baris-baris kosong.
-
Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
II.
Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
1. Pemberi kuasa
: individu atau organisasi yang meminta laporan
2. Layout atau
presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
3. Masalah :
diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
4. Maksud :
point terpenting dalam pelaporan bisnis
5. Ruang lingkup
: berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
6. Metodologi :
metode pengumpulan informasi
7. Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
8. Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
9. Definisi
istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
10. Keterbatasan
: dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
11. Rekomendasi
Untuk laporan
singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf
dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini
dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti.
3. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
4. Rangkuman
Berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
5. Kesimpulan
Berisi
evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat
pribadi kita sebagai penulis
6.Rekomendasi
Menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
III.
Pengorganisasian
isi dalam laporan bisnis
1.
Cara menyususn tubuh laporan
a. Cara
deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan
hal-hal yang rinci.
b. Cara
induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan
atau rekomendasi dikemukakan.
2. Cara menyusun teks laporan
a. Membuat
topik-topik atau kriteria
b. Menyusun urutan
suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c.
Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d.
Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e. Menyusun
urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
f. Menyusun urutan tingkat familiaritas
g. Menyusun
sumber-sumber yang digunakan
h. Pemecahan
masalah
3. Metode
outline
a.
Jenis-jenis judul
- Judul topik: judul yang paling umum, dapat
terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
- Judul kalimat lengkap: selalu mencakup
subjek dan predikat.
- Judul kalimat imperatif: dimulai dengan
suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
- Judul variant: biasanya dimulai dengan
participle.
b. Format
outline
- Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga
atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
- Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi
huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.
c.
Paralelisme dalam judul
IV.
Penulisan laporan singkat
Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo
atau surat sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam
dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul,
surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Karena hanya terdiri
atas satu atau dua halaman, laporan ssingkat lebih menekankan pada body atau
tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.
Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen
penting laporan formal, antara lain:
- Gunakan
gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
- Gunakan
grafik untuk lebih menekankan penulisan.
- Gunakan
judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
- Gunakan
format memo atau surat.
V.
Membuat laporan bisnis yang baik
Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal,
yaitu:
1. Informasi yang akurat
- Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi
secara konkrit.
- Laporkan semua fakta yang relevan.
- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu
perspektif.
- Berikan bukti-bukti yang mendukung
kesimpulan.
- Sajikan hanya bukti yang valid dan
mendukung kesimpulan.
- Jaga bias pribadi dalam suatu laporan.
2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang
baik dari penulis
3. Format, style, dan organisasi sesuai
dengan kebutuhan pembaca
Sumber :
Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis
(2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis
(4th ed.). Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. (1997). Komunikasi Bisnis.
Jakarta: Erlangga
No comments:
Post a Comment